80-20 Regel Uitleg | Slimmer werken

Vandaag sta je op uit bed en bedenkt wat je aan wilt doen. Je staat minutenlang voor de garderobe en besluit dan de kleding aan te doen die je meestal aandoet. Is dit toeval? Waarschijnlijk niet. Volgens de 80-20 regel dragen we 20% van onze kleding 80% van de tijd. De overige kleding ligt een groot deel van de tijd in de kast zonder gedragen te worden. Hoe kunnen we de 80-20 regel inzetten om bewust slimmer te werken?

Vier keer slimmer werken met de 80-20 regel

In 1906 deed de Italiaans econoom Vilfredo Pareto  een opmerkelijke ontdekking. Tijdens zijn onderzoek kwam hij tot de conclusie dat 80% van het Italiaanse inkomen naar 20% van de bevolking ging. Pareto deed hiermee een ontdekking die later werd opgepakt door kwaliteitsgoeroe Joseph Juran. Zijn uitleg was dat de 80-20 regel op veel meer vlakken dan alleen het inkomen gebruikt kon worden:

  • 80% van de verkoop komt voort uit 20% van de klanten.
  • 80% van de winst komt voort uit 20% van de inspanningen.
  • 80% van de kleding die we dragen komt uit 20% van onze garderobe.
  • 80% van de meningsverschillen gaan over 20% van alle onderwerpen.

Laten we een willekeurige medewerker als voorbeeld gebruiken. We geven hem de naam Jan. Jan heeft, zoals iedere medewerker, belangrijke en onbelangrijke taken. De belangrijke taken van Jan zijn het vaststellen van de bedrijfsdoelstellingen, beslissingen nemen over nieuwe producten en het schrijven van kwaliteitsrapporten.

Tegelijkertijd moet Jan ook mailtjes doornemen, vergaderingen bijwonen, klachten afhandelen en telefoontjes plegen. Waar is Jan de meeste tijd aan kwijt? De kans is groot dat hij 80% van zijn tijd kwijt is aan de 20% minst belangrijke zaken!

‘The key to success is not doing more, it’s doing more of what works’

De 80-20 regel verandert je focus (en leven)

We denken vaak teveel aan de dingen die niet goed gaan. Dit begint al op de middelbare school. Wat gebeurde er toen jij met je cijferlijst thuiskwam? Aan welke cijfers werd de meeste aandacht geschonken? Grote kans dat het om het minste cijfer ging. Vervolgens moeten we vooral werken om de mindere cijfers omhoog te krijgen.

We concentreren ons 80% van de tijd op ontevredenheid terwijl de lagere cijfers 20% van alles uitmaken. Of misschien zelfs nog minder, want hoe groot is de kans dat de scholier later iets met dit vak gaat doen? Kan hij of zij zich dan niet beter focussen op waar hij goed in is? De scholier heeft misschien niet de keuze op zich op zijn sterke punten te richten, maar wij toch zeker wel?

In het boek Het 80/20 principe geeft Richard Koch uitleg over talloze voorbeelden waarin de regel van toepassing is. Hij stelt echter ook dat we de cijfers niet te letterlijk moeten nemen. Het gaat om het principe en de denkwijze. Volgens hem is het belangrijk voor mensen die meer willen doen in minder tijd verstandig om regelmatig na te denken over de 80-20 regel. Wat is de positieve 20% waarop jij je meer kunt focussen in je werk? En in je privéleven?

‘80% of the results come from 20% of the causes. A few things are important; most are not’ – Richard Koch

Hoe kun jij de 80-20 regel gebruiken?

Op welke manier kun jij het Pareto principe inzetten om meer te doen in minder tijd? Hieronder volgen twee interessante vragen om te werken aan de 80-20 regel:

  1. Besteed je 80% van de tijd aan 20% van de belangrijkste taken?
  2. Wat is de positieve 20% waarop jij je meer kunt focussen in je werk?

Stel voor jezelf de 20% belangrijkste activiteiten vast en besteed daar meer tijd aan. Schrijf ze op en bekijk deze lijst elke dag. Begin meer tijd te besteden aan de allerbelangrijkste taak. Het kan niet anders dan dat de productiviteit flink gaat toenemen. Succes!

Meer productiviteitsmethoden

 

Boekentip Artikel