Gestructureerd Werken? De ultieme tip voor een simpeler leven!

Gestructureerd werken is moeilijk. Dat is niet gek. Gestructureerd werken vergt veel discipline en daar zijn we vaak niet goed in. Toch kun je het leren met simpele technieken. Maak afspraken met jezelf!

‘Focus on being productive instead of busy’  – Timothy Ferriss

Structuur aanbrengen is lastig

Wat maakt gestructureerd werken moeilijk? Waarom kun je niet gewoon je taken oppakken, afronden en door naar de volgende taak? Je wilt teveel. Nee, je wilt alles. En dat is onmogelijk.

In de video hieronder leer je een gouden tip om gestructureerd werken makkelijker te maken. Vond je dit een leuke video? Abonneer op mijn Youtubekanaal voor nóg meer gratis tips en inspiratie.

.

Waarom is structuur aanbrengen in je leven zo lastig?

Onze drang naar informatie is groter dan ooit, en via het internet krijg je die informatie ook. Of je het nu wilt of niet. Er zijn zelfs mensen verslaafd aan dit fenomeen: infobesitas.

Daarnaast zijn er andere afleidingen die gestructureerd werken tegenhouden. Denk aan de vele mailtjes, telefoontjes, appjes en social media. Er zijn constant mensen die iets van je willen. Het liefst zo snel mogelijk. En dan is er nog een andere factor: onze eigen gewoontes.

Je vindt het lastig om nee te zeggen tegen je vrienden, collega’s en familieleden. Dus ga je mee in het circus. Ook jij doet je mailtjes, telefoontjes en appjes. Gestructureerd werken is er niet meer bij. Deze 5 do’s en don’ts helpen je om grenzen te stellen.

Je vraagt jezelf af ‘hoe kom ik uit deze ratrace’?

Afspraken maken met jezelf maken én nakomen voor meer structuur

Gestructureerd werken begint met afspraken maken met jezelf. Leefregels vormen een belangrijk onderdeel in het aanbrengen van structuur. Wat is de reden dat je gestructureerd wilt werken? Hoe brengen je structuur aan in je werk- en privéleven? Wat voor structuur wil je graag hebben?

.

Gestructureerd werken voorbeeld

Timothy Ferriss, auteur van de bestseller ‘Een werkweek van 4 uur’, vond het voor zijn succes lastig om structuur aan te brengen in zijn leven. Totdat hij afspraken ging maken met zichzelf. Ferriss verdubbelde zijn inkomen terwijl hij van 80 naar 15 werkuren per week ging.

Een paar van de afspraken die hij maakte:

  • Beperken van literatuurstudie tot 4 uur per maand. Ferriss ontdekte dat hij meer las dan hij in de praktijk kon toepassen. Wat heeft het dan voor zin om meer te lezen? Hij leest nu 4 uur per maand literatuurstudie. En die literatuur past hij dezelfde maand toe. Dit maakt hem veel effectiever en productiever in zijn werk.
  • 1 uur fictie lezen in het laatste uur van de dag (ontspanning en betere nachtrust).
  • 1 keer per week mailen + financiën controleren elke maandag om 10:00 uur (effectiever werken).
  • Elimineren telefoon (effectiever werken).
  • 1 keer per week wasgoed doen op zondag 10:00 uur (duidelijkheid).
  • Om de 3 dagen krachttraining inplannen (voldoende beweging).

In zijn boek geeft Ferriss aan dat de lijst nog veel langer is. Zijn leven zit vol met afspraken met zichzelf. Met als resultaat een manier van gestructureerd werken. Alle acties zijn meetbaar. Voor Ferriss zijn er geen excuses om iets niet te doen.

Hoe deel ik mijn dag in? (+ privé en werk structureren)

Ik hou ervan om gestructureerd te werken. De kunst is om een structuur te vinden die goed bij jou past. En dat kan door de jaren heen steeds weer veranderen. In hoofdlijnen deel ik mijn dag in op de volgende manier:

  • 6:00 – 7:00. In dit uur voer ik mijn ochtendritueel uit.
  • 7:00 – 11:00. In de ochtend neem ik de tijd om aan mijn belangrijkste doel/taak voor die dag te werken. Dit is in het algemeen ”maar” één doel zodat ik goed gefocust blijf. Ook plan ik vrijwel nooit afspraken in de ochtend in.
  • 11:00 – 12:00. Lunchen, wandelen en/of een non-fictie boek lezen. Dit uur staat in het teken van ontspannen en even afstand nemen van het werken.
  • 12:00 – 13:00. Mailtjes beantwoorden en social media vragen beantwoorden.
  • 13:00 – 16:00. Hier plan ik mijn coachingsgesprekken en regel ik ook de kleinere ”regel dingetjes”. Heb ik geen gesprekken, dan werk ik door aan mijn belangrijkste doel of neem ik een vrije middag.
  • 16:00 – 17:00. Sporten.
  • 17:00 – 22.30. Vrij. In de avond kan ik wandelen, lezen, mediteren, een serie kijken, extra werken en/of bijvoorbeeld met mensen afspreken. Dit is helemaal aan mezelf en waar ik op dat moment zin in heb.

Zoals ik al aangaf. Mijn voorbeeld is slechts een voorbeeld. Jouw planning kan er volledig anders uitzien. Ik heb behoefte aan structuur, maar misschien heb jij wel veel meer of minder behoefte aan structuur. Bepaal dus vooral je eigen structuur.

.

Gestructureerd werken begint bij discipline

Gestructureerd werken ontwikkel je door discipline te ontwikkelen. Met discipline kun je infobesitas en andere afleidingen tegengaan. Je kunt door een paar simpele acties je levenskwaliteit drastisch verbeteren.

Hieronder vind je tips voor structuur aanbrengen in je leven en omgaan met afleidingen:

  • Zet je Outlook alarm uit.
  • Lees maximaal 2 keer per dag je mail. Bijvoorbeeld om 12:00 en 16:00.
  • ‘Never touch an email twice’. Zorg ervoor dat je je mail niet vaker bekijkt dan één keer. Dat is tijdverspilling.
  • Doe je belangrijkste klus vóór 11:00 uur.
  • Begin je dag nooit met het openen van de mail.
  • Verander je taal. Vraag collega’s die een vraag hebben niet ‘hoe gaat het met je?’, maar ‘wat kan ik voor je doen?’. Wees direct.
  • Leer jezelf ‘als…..dan…… mailtjes’ te versturen bij het maken van afspraken. Voorbeeld: ‘Als je maandag om 13:00 niet kunt, kun je dan drie andere tijdstippen sturen waarin je wel kunt?’ Scheelt heen en weer mailen.
  • Bundelen van taken. Taken hebben een onontkoombare voorbereidingstijd. Die tijd is hetzelfde voor één of honderd handelingen van dezelfde taak. Volgens wetenschappelijk onderzoek is er een psychologische omschakeling nodig, die wel 45 minuten kan duren, om weer terug te keren naar een belangrijke taak waarin je werd gestoord. Meer dan een kwart van iedere werkdag van negen tot vijf (28%) wordt door dergelijke onderbrekingen opgeslokt.
  • Leer nee zeggen.

Afspraken maken met jezelf kun je op ieder gebied van je leven doen. Zo breng je gestructureerd werken in de praktijk. Het enige wat je nog hoeft te doen, is elke dag je afspraken bijhouden. Heb je het ook echt gedaan?

Oefeningen voor structuur aanbrengen in je leven

Wanneer je een samenvatting wilt geven van dit artikel, dan denk ik dat er drie belangrijke universele regels zijn om je werk te structureren:

  1. Maak afspraken met jezelf.
  2. Ontwikkel systemen om de afspraken met jezelf te meten.
  3. Leer nee zeggen om tijd vrij te maken voor oefening 1 en 2.

Deze drie universele regels kun je alleen succesvol toepassen wanneer je ze opsplitst in kleinere doelen. Probeer niet al jouw afspraken direct na te komen. Dit is vrijwel onmogelijk.

Start met één van de afspraken en maak je die eerst eigen. Pas daarna kun je door naar het volgende. En zo kun je langzaam, maar ook succesvol een vaste dagelijkse structuur voor jezelf ontwikkelen.

Wat doe jij om gestructureerd te werken? Welke afspraken maak je met jezelf? En hoe kun je stap voor stap werken aan een leven met meer structuur en discipline?

Download direct het 3 stappenplan voor meer focus en discipline. 

.

Boekentips gestructureerd werken