3 Tips om nooit meer iets te vergeten: de Master To-Do List

Vergeet jij voor jouw gevoel te vaak iets? Iets waarvan je wist dat je het ergens had opgeschreven of weggestopt? Of die ene afspraak te maken met vrienden waar al tijden over gesproken wordt? Natuurlijk herken je dit. Is het niet bij jezelf dan wel bij anderen. Ook ik herken dit elke dag. Hoe zorgen we ervoor dat we nooit meer iets vergeten? En voor even uit de waan van de dag kunnen stappen om te werken aan belangrijke zaken? Ladies en Gentlemen. Ik wil u graag introduceren aan de kracht van één systeem, notitieblok en takenlijst ineen! De master to-do list.

1 Zet alles op een rijtje

Welke taken heb jij allemaal? Wat wil je doen aan jouw gezondheid? Het werk? En hoe zit het met relaties en persoonlijke groei?  Schrijf ALLES onder elkaar! Productiviteitsgoeroe David Allen beschrijft in zijn boek ‘Getting Things Done’ dat alleen al het opschrijven van alle taken voor een leger hoofd zorgt. En een leger hoofd betekent meer energie en minder stress. Je hoeft immers niet meer na te denken over welke taken je moet doen. Ze liggen nu allemaal voor je.

Wanneer ga jij ermee aan de slag? Zo snel mogelijk? Nog beter: doe het NU! Pak pen en papier bij de hand en ga aan de slag met jouw master to-do list. Afhankelijk van de hoeveelheid taken neemt dit proces 10 tot 20 minuten in beslag. Projecten, sport, uitjes, cadeautjes, hobby’s en nog veel meer waar je tijd aan wilt besteden. Schrijf ALLES op! Heel goed. Je bent nu al halverwege om tot een productiever leven te komen.

2 Zet het rijtje in de juiste categorie

Wat te doen met alle taken? Hoe maken we hier een overzichtelijk geheel van? En hoe onderscheid ik bepaalde taken van elkaar? Bij het trainings- en productiviteitsbureau FranklinCovey, waar ik zelf mijn afstudeerstage heb gedaan, ben ik een fan geworden van de ‘The 5 Choices’ methode om de taken onder te verdelen in rollen. In ‘The 5 Choices: the path to extraordinary productivity’ geeft Kory Kogon aan dat we allemaal diverse rollen hebben. We gedragen ons anders in de rol als familielid dan in de rol als vriend of collega.

Over het algemeen train en coach ik mensen de taken te verdelen op vier gebieden: gezondheid, werk, relaties en persoonlijke groei. Heb jij andere rollen, gebruik dan vooral andere rollen. De vier gebieden zijn slechts een handvat voor de nodige structuur. Als je de lijst hebt gemaakt, verdeel de taken dan onder deze vier gebieden. En ja…… Doe het NU!

3 Zet de rijtjes om in prioriteiten

Wat zijn de belangrijkste taken per rijtje? Waarom is dit belangrijk voor me? En wat heb ik nodig om de taak uit te voeren? Neem de belangrijkste drie taken uit elke lijst en maak hier een actieplan voor:

Taak (prioriteit) Waarom (motivatie) Actie
2 dagen in de week een uur hardlopen. Ik wil me gezonder, fitter en energieker voelen. 2 momenten van een uur inplannen in mijn agenda.

Voorbeeld van een kort actieplan in de rol van gezondheid

Wanneer ga je de belangrijkste taken uitvoeren? Plan de belangrijkste taken in de agenda en werk tijdens deze taken zonder afleidingen. Dat betekent dus GEEN e-mail, telefoon en/of mensen die je mogelijkerwijs kunnen storen. Sluit jezelf desnoods op.

Grote kans dat je met jouw master to-do list minder vergeet en meer met de écht belangrijke doelen bezig gaat!

Meer Productiviteitstechnieken


Boekentip Artikel