Hoe schrijf je een to do lijst?

Hoe schrijf je een to do lijst? Het schrijven van een to do lijst lukt ons meestal wel. Maar het bijhouden? En alles op één plek bewaren? Hoe doe je dat eigenlijk in combinatie met het schrijven van een to do lijst?

Het schrijven van je to do lijst

Het klinkt zo simpel. We schrijven alle taken op papier, en daarna gaan we aan de slag met taak 1. Toch werkt de praktijk vaak anders.

We maken meerdere lijsten waardoor we het overzicht kwijtraken.
We bewaren geen structuur in de to do lijst waardoor je steeds een nieuwe lijst moet maken.
We schrijven onze taken wel op maar werken er niet aan.

Vooral deze laatste komt veel voor. Dit is een bekende vorm van uitstelgedrag. We weten precies wat we moeten doen, maar we doen het gewoon niet.

Hoe maak ik een effectieve to do lijst?

Allereerst is het belangrijk om met één systeem te werken. We noemen dit ook wel de Master To Do List. Dit is de enige plek waar we al onze taken opschrijven.

Er zijn twee manieren om dit te doen: online of offline. Maak een keuze. Online kunnen we onze taken noteren in ons e-mailsysteem (bijvoorbeeld Outlook). En offline kunnen we op de traditionele manier aan de slag met onze to do lijst: het papier.

Een voordeel van deze tweede manier is schrijven ons bewuster maakt van de taak. We moeten nadenken over wat we opschrijven. Onderzoek toont aan dat dit bij typen in veel mindere mate gebeurd.

Hoe stel ik prioriteiten op mijn to do lijst?

Nu we een antwoord hebben op de vraag ‘hoe schrijf je een to do lijst?’ is de volgende stap te bepalen wat we ermee doen. Nu wordt prioriteiten stellen belangrijk. De 80-20 regel is hier een handig hulpmiddel voor.

Kijk nog eens naar je lijst. Wat is de belangrijkste taak? Zet deze bovenaan. Of geef deze een bepaald kleurtje mee. Werk vervolgens eerst aan die taak. Kijk niet naar de taken. Deze zijn minder belangrijk.

Begin met de eerste prioriteit. Pas als deze helemaal klaar is, kun je weer naar je to do lijst kijken. Vervolgens geef je deze een kleurtje, en werk je hier aan.

Zo blijven we gefocust op onze belangrijkste taak zonder ons te laten afleiden door andere taken. Zo kun je bijvoorbeeld ook minder doen in meer tijd.