Super productief werken? Doorbreek multitasken!
Super productief werken en leven. Wie wil dat niet? Toch zijn er veel mensen die klagen over tijdgebrek. Termen als ‘brandjes blussen’, ‘druk, druk, druk’ en ‘de waan van de dag’ keren dagelijks terug. Toch hebben we drukte voor een groot deel zelf in de hand. Hoe druk ben je écht? En hoe kun je de drukte verminderen?
Het einde van multitasken
Daar sta je dan. Een nieuwe werkdag is begonnen. Je neemt plaats voor de computer, klaar om weer een dag te knallen. Vandaag wil je een belangrijk rapport schrijven zodat je deze ruim voor de deadline klaar hebt. Maar dan beginnen de afleidingen voorbij te komen. Zelfs als jij je tijd goed weet te managen krijg je het voor elkaar dat ANDEREN je afleiden door:
- Ineffectieve vergaderingen;
- Social media;
- Telefoontjes, mailtjes en/of inlopende klanten;
- En ook buiten het werk om zijn de afleidingen aanwezig: social media, televisie kijken, sommige verjaardagsfeestjes enzovoort.
Wat doe je hieraan? Hoe ga je er voor zorgen dat je toch dat rapport af krijgt? Het probleem begint echter niet bij de afleidingen, maar bij jezelf. Je denkt namelijk dat je ‘het allemaal wel even afhandeld’. Een paar jaar geleden had ik hetzelfde probleem bij mijn stage. Bovenstaande afleidingen waren allemaal van mij op toepassing. Ondertussen moest ik ook een onderzoek schrijven. Ik dacht alles ‘wel even te kunnen doen’, maar je raad het al: dat ging niet goed! Ik was veel te druk met alle taken tegelijk waardoor er niets van de grond kwam.
‘A distraction is not a distraction unless you pay attention to it’
De meeste mensen overschatten hun kunde in multitasken. Sophie Leroy (ja, toevallig is dit haar achternaam) doet onderzoek naar de effecten van multitasken op het werk. In het artikel ‘Why Is It So Hard to Do My Work’ beschrijft zij dat het schakelen van een taak naar een andere taak tijd kost. Een deel van het brein blijft nog nadenken over de vorige taak waardoor je nooit super productief aan de volgende taak kunt beginnen. Dit wordt nog erger als de voorgaande taak niet is afgerond. Hoe meer taken je tegelijk wilt doen, hoe meer je brein aan de andere taken blijft denken!
Super productief werken: begin met focus
Cal Newport beschrijft in zijn boek ‘Diep werk’ hoe je met aandacht blijft werken in een wereld vol afleiding. Met Diep Werk bedoelt hij ‘het bewust aandacht besteden aan de belangrijkste taak en elimineren van afleidingen’. Hoe langer je aan één taak blijft werken, hoe sneller en beter de taak wordt afgerond. Hij maakte elke ochtend 3 tot 4 uur vrij om zonder afleidingen aan zijn boeken te werken.
Wat ik mooi vind aan het boek is dat de auteur de tips uit het boek ook zelf toepast. Zo schrijft hij onder meer dat hij in tien jaar tijd een PhD heeft behaald, professor van de Georgetown Universiteit werd en vier boeken en vele academische artikelen schreef. Dit deed hij tegelijkertijd met het opvoeden van zijn 2-jarige kind. Naar eigen zeggen heeft hij dit, op een enkele keer na, zonder overwerken kunnen doen. Een knappe prestatie!
‘Less mental clutter means more mental resources available for deep thinking’ – Cal Newport
Voordat ik het boek las deed ik zelf ook iets soortgelijks bij mijn stage. In de eerste week benaderde ik meteen mijn manager. Ik vroeg de manager of het mogelijk was om één dagdeel in een afgesloten ruimte (zonder telefoon!) aan mijn onderzoek te werken. Dit vond mijn manager een uitstekend plan! Beiden konden we hier de vruchten van plukken. Op deze manier kon ik binnen drie maanden, zonder overwerken, mijn onderzoek afronden en tegelijkertijd mijn operationele werk met focus doen!
De regels voor super productief werken
Ik hoor je al denken: ‘Wat als het nu écht niet lukt?’ Newport geeft in zijn boek vier regels om super productief te werken en legt de verantwoordelijkheid bij jou:
1. Werk diep
Jouw energie is gelimiteerd. Dit betekent dat je niet de hele dag super productief kunt werken. Psycholoog Roy Baumeister, auteur van Wilskracht, toonde aan dat je ‘s ochtends de meeste energie hebt en dat die gedurende de dag afneemt. Kortom: diep werken kun je het beste in de ochtend doen. Het is te vergelijken met de productiviteitsmethode ‘eet een levende kikker’. Welke ‘Diep Werk’ activiteit kun jij in de ochtend doen?
2. Omarm verveling
De simpelste taken zijn vaak het vervelendst. Denk maar eens aan je huishoudelijke taken, het bijhouden van de administratie of het verwerken van mailtjes. Toch zijn dit dingen die moeten gebeuren! Volgens Newport is het een goed idee om deze ‘standaardtaken’ te plannen én er een strakke deadline op te zetten. Dit kan bijvoorbeeld met de Pomodoro techniek.
3. Stop met social media
Struin je soms nét iets te lang op social media rond? Dan is de kans groot dat je niet precies weet wat te doen. Zoek je to-do-lijstje op, of maak er één, en kijk wat je nu kunt doen. Wat is écht belangrijk? Concentreer je weer op de belangrijke dingen die je wilt doen en schakel social media uit! Een handige tool voor het afschermen van social media is StayFocusd.
4. Weg met oppervlakkigheid
Elimineer alles wat je niet hoeft te doen en maak alles wat je wel wilt doen specifiek. Stel jezelf specifieke doelen met een deadline en houd je hier ook aan. Dit kan met behulp van de Wet van Parkinson. Probeer eens vier dagen te werken in plaats van vijf dagen. En ja, ik snap dat je geen vrij krijgt van je baas, dus probeer het eens voor jezelf!
Naar mijn mening zijn dit praktische tips om super productief te werken aan je belangrijkste en grootste taken. Wil jij het schrijven van een rapport niet op het allerlaatste moment doen? De komende vergadering écht goed voorbereiden? Super productief werken doe je met ‘Diep Werk’ en paar handige productiviteitstools om afleidingen weg te nemen!
Super productief werken: wil jij dat ook?
Hoe ga jij ervoor zorgen dat je super productief gaat werken? Probeer één van de volgende tips voor de komende 30 dagen toe te passen en bekijk jouw resultaat:
- Diep werk. Welke ‘Diep Werk’ activiteit kun jij in de ochtend doen zodat je dit niet op het allerlaatste moment hoeft te doen?
- Omarm verveling. Bij welke ‘standaardtaken’ kun jij de Pomodoro techniek toepassen?
- Stop met social media. Wat voor belangrijke taak kun jij doen zodra je doorhebt dat je al veel te lang op social media zit?
- Weg met oppervlakkigheid. Wat voor productiviteitsverschil maakt het als je vier dagen in plaats van vijf dagen gaat werken?
Meer Focustips
- Effectieve Doelen zijn de brug tussen je Dromen en Acties
- Weet waar jij je tijd aan besteed – Inzichtsoefening
Boekentip Artikel
Reacties