Brandjes blussen of focussen? Een tool voor de juiste focus!

Een timemanagementmodel. Je denkt nu misschien: daar komt weer zo’n blog over één of ander model om effectiever met je tijd om te gaan. En ja, je hebt gelijk! Ik wil je laten zien dat er veel meer achter een model schuilt dan het model zelf. Timemanagement draait om de afweging tussen urgente en belangrijke taken. Je kunt meer doen in minder tijd. In dit blog leer ik je hoe je bewuster en productiever wordt met de toepassing van een ‘good old’ timemanagementmodel!

Waarom iedereen een timemanagementmodel kan gebruiken

Stel je de volgende situatie voor: na een werkdag en het avondeten plof je op de bank neer. Je ligt op de bank lekker televisie te kijken. Tegelijkertijd had je jezelf voorgenomen om meer te sporten. Vanochtend zei je nog tegen jezelf dat je ‘s avonds ‘echt gaat sporten’. Nu je op de bank zit begin je te twijfelen. Het is toch wel erg lekker om op de bank te liggen! Wat ga jij doen? Veel mensen zullen op de bank blijven liggen door:

  • Een gebrek aan discipline. Je kunt jezelf simpelweg niet aanzetten om in beweging te komen.
  • Een gebrek aan energie. Je voelt je moe en hebt bij nader inzien ‘toch geen zin om de sporten’. Het kan morgen ook wel!
  • Een gebrek aan motivatie. Diep van binnen vraag jij je af waarom je vandaag zou sporten. Je wilt toch zeker ook genieten van het moment?

Laat mij één ding duidelijk maken. Er is niets mis met bankhangen als je er bewust voor kiest. Vaak is het echter iets wat je niet onder controle hebt. Het gevolg is een schuldgevoel dat ‘we weer niet gingen sporten’. Herken jij dit ook? Dan is het volgende timemanagementmodel je redding!

‘Procrastination is the foundation of all disasters’
– Barry Werner

Het timemanagementmodel & Eisenhower als oplossing

De meest bekende timemanagementmatrix is het ‘Eisenhower model’, vernoemd naar Dwight Eisenhower, de president van de Verenigde Staten tussen 1953 en 1961. Voordat hij president werd was hij generaal van het Amerikaanse leger tijdens de Tweede Wereldoorlog en na zijn presidentschap werd hij het hoofd van de Universiteit van Columbia en opperbevelhebber van de NAVO. Tegelijkertijd met deze drukke banen had hij diverse hobby’s zoals golfen en schilderen. Hoe kon hij alles combineren?

‘Wat belangrijk is, is zelden dringend en wat dringend is, is zelden belangrijk’
– Dwight D. Eisenhower

Eisenhower wist als geen ander onderscheid aan te brengen tussen dringende en belangrijke zaken. De timemanagementmatrix van Eisenhower bevat vier kwadranten om het maximale uit je tijd te halen:

Kwadrant 1: belangrijk en urgent

In het eerste kwadrant zitten alle zaken die zowel belangrijk als urgent zijn. Het zijn de taken die je direct moet uitvoeren. Deadlines en crisissituaties zijn goede voorbeelden. Vaak kom je in deze situaties terecht door uitstelgedrag. Stel je voor: je weet dat je over vier weken een tentamen moet halen. Wanneer begin je hiermee? Precies. Op het moment dat het bijna te laat is! Bij het voorbereiden van een presentatie of vergadering gaat het op dezelfde manier. Wanneer begin jij met deze voorbereidingen? Als jij taken hebt die in kwadrant 1 zitten, dan is de kans groot dat je uitstelgedrag vertoond.

Actie Directe actie. Je onderneemt direct actie omdat het moet!
Resultaat De taak geeft je een voldaan gevoel, maar kost ook veel energie. Als je teveel taken in kwadrant 1 hebt, raak je uitgeblust.

Kwadrant 2: belangrijk, niet urgent

Hier bevinden zich de taken die je op de lange termijn een goed gevoel geven. Het zijn vaak langlopende of levenslange projecten. Ze zijn belangrijk maar niet dringend. Je kunt denken aan sporten, plannen, lezen en ontspanning. Het zijn de taken waar je in de realiteit te weinig aan toe komt omdat de taken uit kwadrant 1 alle aandacht opeisen. Hoe beter je plant, hoe minder deadlines je zult hebben. Je hoeft dan niet pas een dag van tevoren te leren of voorbereiden!

Actie Plannen. Deze taken zorgen voor de kwaliteit, dus zorg ervoor dat de belangrijkste taken in je agenda staan.
Resultaat Hoe meer tijd je in kwadrant 2 zit, hoe meer je het gevoel krijgt dat je controle over je tijd hebt.


Kwadrant 3: niet belangrijk, urgent

Net als de taken in kwadrant 1 bevinden zich hier de taken die urgent zijn. Dit betekent dat ze hoe dan ook je aandacht opeisen. Het gaat nu echter om onbelangrijke zaken. Je kunt hierbij denken aan ineffectieve vergaderingen, het rondstruinen op social media, miscommunicatie en onbelangrijke mailtjes en telefoontjes. Hoeveel tijd besteed jij aan deze activiteiten?

Actie Delegeren. Bekijk de mogelijkheden om de taken niet te doen of aan anderen over te dragen. Laat andere mensen ook weten dat je op sommige tijden niet beschikbaar bent.
Resultaat Je wordt constant afgeleid door anderen. Het kost je veel energie en het levert weinig tot niets op. Je kunt tenslotte niet werken aan je belangrijke taken!

Kwadrant 4: niet belangrijk, niet urgent

Je wilt niet in dit kwadrant zitten, maar toch doe je het. Vooral als je moe bent kom je snel in dit kwadrant terecht. Je begint nutteloos Youtube-video’s te kijken en besteedt teveel aandacht aan mailtjes, telefoontjes, praatjes, televisie en social media. Ieder mens doet dit soms teveel! Het is de kunst om te zorgen dat je deze taken niet teveel gaat doen, want dan worden ze onbelangrijk.

Actie Verwijderen. Zodra je doorhebt dat je iets ‘teveel’ aan het doen bent, stoppen! Neem een wandeling, doe een powernap of ga even sporten. Verleg de aandacht.
Resultaat Je voelt je verslaafd en onmachtig om iets aan de situatie te veranderen (je bekijkt bijvoorbeeld om de paar minuten dezelfde status updates op Facebook).  Je zult je eigen gedrag moeten veranderen als je op de lange termijn verandering wilt zien.


‘Either you run the day, our the day runs you’  – Jim Rohn

Het timemanagementmodel & jij als oplossing: hoe urgent en belangrijk zijn jouw taken?

Hoe ga jij ervoor zorgen dat jij urgente en belangrijk zaken van elkaar onderscheid? Je kunt de volgende drie tips gaan toepassen:

  1. Schrijf alles wat je wilt doen op een papiertje. Alle taken!
  2. Schrijf de taken in het juiste kwadrant. Gaat het om een taak die in kwadrant 1, 2, 3 of 4 zit?
  3. Pas vervolgens de acties van de kwadranten toe op ieder van de taken: neem directe actie, plan, delegeer en verwijder.

Nog een extra tip: begin iedere dag met een kwadrant 2 activiteit! Ik ben begin zelf de dag met beweging en meditatie. Daarna begin ik met een kwadrant 2 taak met als resultaat dat ik in de ochtend de belangrijkste taken al gedaan heb. Daarna komen de urgente taken!

Meer over Timemanagement & Focus